Krajowy System e-Faktur wchodzi w życie. Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Już za kilka tygodni zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur – reforma wprowadzająca jednolity sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. To zmiana, która przyniesie wiele usprawnień przedsiębiorcom i osobom wystawiającym faktury oraz wpłynie na poprawę warunków i bezpieczeństwa prowadzenia działalności gospodarczej.

Jakie korzyści oferuje KSeF

KSeF to realne i wymierne korzyści dla podatników, w szczególności:

• brak konieczności drukowania faktur,
• stały dostęp do faktur przez 10 lat - bez konieczności przechowywania ich samodzielnie,
• zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami,
• skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.

Terminy wdrożenia KSeF

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będzie dotyczył podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Pozostali podatnicy zostaną objęci tym wymogiem od 1 kwietnia 2026 roku.

Dodatkowo, z myślą o najmniejszych przedsiębiorcach, wprowadzono dodatkowe odroczenia. Podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, o ile łączna wartość sprzedaży (z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Tacy podatnicy będą obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wdrażany etapowo, wszyscy podatnicy muszą być gotowi do odbioru faktur już od lutego 2026 r. - bez względu na poziom osiąganej sprzedaży.

Od czego zacząć przygotowania

Zachęcamy, aby jak najszybciej zacząć przygotowania do korzystania z KSeF. Najważniejsze kroki to:

• sprawdzenie, od kiedy KSeF będzie dla Państwa obowiązkowy,
• przejrzenie, jak obecnie wygląda u Państwa proces wystawiania faktur,
• upewnienie się, że dostawca programu księgowego wprowadził potrzebne aktualizacje do obsługi KSeF,
• wybranie metody logowania do systemu i nadanie odpowiednich uprawnień,
• jeśli firma nie jest osobą fizyczną i nie ma pieczęci kwalifikowanej – złożenie zawiadomienia ZAW-FA.

Urząd Skarbowy w Kętrzynie (ul. Powstańców Warszawy 13) zaprasza na Dzień otwarty z KSeF – 24-25 i 31 stycznia, w godz. 9.00-15.00 (sala obsługi). Porozmawiaj z ekspertami, uzyskaj indywidualne wyjaśnienia i rozwiej wątpliwości.